Sie werden es erfahren. Die Frage ist nur, wie früh.
Manage umfasst das Multiprojekt- und Portfoliomanagement, CapEx, OpEx, die Mehrjahresplanung und das KI-Reporting. Die Nutzer arbeiten weiterhin mit ihren bestehenden Excel-Strukturen. Die KI überträgt und strukturiert die Daten in PROBIS, während Manage eine konsolidierte Portfolioübersicht und automatisiertes KI-Reporting liefert.
Ihr bestehendes ERP bleibt bestehenPROBIS verbindet sich direkt mit SAP, Yardi, Oracle und MS Dynamics und zieht die Auswertungen, die Sie brauchen ohne Eingriff in Ihre Prozesse.
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DEMO BuchenVier Wege, es zu wissen, bevor es ein Problem ist.
| Monat | Plan | Ist | Abweichung | Deckung |
|---|---|---|---|---|
| Sep. | 45,3 | 48,2 | +2,9 | Abweichung gemeldet · K. Hoffmann |
| Okt. | 49,1 | — | — | 5,1 Monate |
| Nov. | 52,7 | — | — | 4,8 Monate |
| Dez. | 50,9 | — | — | 4,6 Monate |
| Jan. | 47,4 | — | — | 4,3 Monate |
| Feb. | 43,7 | — | — | 4,1 Monate |
| Mittelabfluss 6 Monate | 289,1 | 48,2 | +2,9 | Spitze Nov. |
| Monat | Bedarf | Verfügbar | Deckung | Status |
|---|---|---|---|---|
| Monat 22 · Sep. | 8,4 | 50,2 | 5,0 | Innerhalb |
| Monat 23 · Okt. | 9,2 | 41,8 | 4,5 | Innerhalb |
| Monat 24 · Nov. | 10,1 | 32,6 | 4,2 | Innerhalb |
| Monat 25 · Dez. | 10,8 | 22,4 | 4,1 | Innerhalb |
| Monat 26 · Jan. | 11,1 | 11,7 | 3,8 | Unter Schwellenwert · K. Hoffmann |
| Monat 27 · Feb. | 10,3 | 0,6 | 0,1 | 7. Abruf erforderlich |
| Freier Kreditrahmen | — | 50,2 | 5,0 | Covenant ≥ 4 Monate · 1 Verstoß |
| Kostengruppe | Villa A | Ø Gruppe | Delta |
|---|---|---|---|
| KG 330 Außenwände/Fassade | 1.100 | 924,0 | +19,0 % |
| KG 340–350 Innenwände & Decken | 810 | 647,0 | +25,2 % |
| KG 400 Technische Anlagen | 550 | 528,0 | +4,2 % |
| Gesamt €/m² BGF | 3.320 | 2.902,0 | +14,4 % |
| Projekt | Budget | Prognose | Abweichung | Status |
|---|---|---|---|---|
| Mainufer Tower II | 203,1 | 206,2 | −1,5 % | Erstellt |
| Hafenquartier | 233,2 | 243,0 | −4,2 % | Erstellt |
| Hafenquartier Baufeld E5 | 295,1 | 318,1 | −7,8 % | Erstellt |
| Summe 3 Projekte | 731,4 | 767,3 | −4,9 % | Aktualisiert sich |
Vier Wege, es zu wissen, bevor es ein Problem ist.
Steering is a small number of decisions taken early enough to matter. Manage resolves to four blocks — the cash going out, the funding behind it, what the number should have been, and the report that proves it. Each one raises a threshold breach as a warning with a named owner and a deadline, before the decision gets expensive.
| Month | Planned | Actual | Variance | Cover |
|---|---|---|---|---|
| Sep | 45.3 | 48.2 | +2.9 | Drift raised · A. Sullivan |
| Oct | 49.1 | — | — | 5.1 months |
| Nov | 52.7 | — | — | 4.8 months |
| Dec | 50.9 | — | — | 4.6 months |
| Jan | 47.4 | — | — | 4.3 months |
| Feb | 43.7 | — | — | 4.1 months |
| Six-month cash-out | 289.1 | 48.2 | +2.9 | Peak Nov |
| Month | Requirement | Available | Cover | Status |
|---|---|---|---|---|
| Month 22 · Sep | 8.4 | 50.2 | 5.0 | Within |
| Month 23 · Oct | 9.2 | 41.8 | 4.5 | Within |
| Month 24 · Nov | 10.1 | 32.6 | 4.2 | Within |
| Month 25 · Dec | 10.8 | 22.4 | 4.1 | Within |
| Month 26 · Jan | 11.1 | 11.7 | 3.8 | Below threshold · A. Sullivan |
| Month 27 · Feb | 10.3 | 0.6 | 0.1 | Advance 7 required |
| Remaining facility | — | 50.2 | 5.0 | Covenant ≥ 6 flagged |
| Cost group | Villa A | Set avg | Delta |
|---|---|---|---|
| Superstructure | 123 | 102.5 | +19.9% |
| Interior Finishes | 90 | 71.8 | +25.3% |
| Services | 61 | 58.6 | +4.1% |
| Total $/SF | 369 | 321.8 | +14.7% |
| Project | Budget | Forecast | Variance | Status |
|---|---|---|---|---|
| Riverside Tower II | 203.1 | 206.2 | −1.5% | Compiled |
| Harbor District | 233.2 | 243.0 | −4.2% | Compiled |
| Seaport Block E5 | 295.1 | 318.1 | −7.8% | Compiled |
| Three-project total | 731.4 | 767.3 | −4.9% | Auto-updating |
Können Sie den Mittelabruf prüfen, bevor Sie ihn freigeben?
Jeder Mittelabruf beantwortet drei Fragen. Fließen die Mittel dorthin, wo der Finanzierungsplan es vorsieht? Sind die Auszahlungsvoraussetzungen dieser Tranche erfüllt? Hält der Report im Gremium stand? PROBIS beantwortet alle drei aus einem Datenbestand, der der Bank gehört – nicht aus der Tabelle des Darlehensnehmers.
- Mittelverwendung nach Finanzierungsphase kontrolliert, mit automatischem Eigenkapitalnachweis gegen die vereinbarte Reihenfolge.
- Auflagen und Covenants als laufendes Register, mit dem Dokument hinter jeder Auflage und jedem dokumentierten Verzicht.
- Baufortschritt gegen Auszahlung gemessen, damit ausgezahlte Mittel der erbrachten Bauleistung nie vorauslaufen.
- Reporting zu jedem beliebigen Stichtag erzeugt – mit angehängten Dokumenten, nicht neu erfasst.
| Mittelherkunft | Zusage | Abgerufen | Dieser Abruf | Verbleibend | Prüfung |
|---|---|---|---|---|---|
| Eigenkapital | 61,6 | 61,6 | — | 0,0 | Geprüft · Eigenkapital vorrangig |
| Senior-Darlehen | 123,2 | 86,2 | 9,4 | 27,6 | LTC 68,4 % · innerhalb |
| Mezzanine | 17,6 | 4,4 | — | 13,2 | Nicht abgerufen |
| Loan-to-Cost ≤ 70 % | Ist 68,4 % | Innerhalb |
| Eigenkapital vorrangig | Vollständig eingebracht | Innerhalb |
| Finanzierungsdeckung ≥ 4 Monate | Ist 3,8 Monate ab Jan. 2027 | Gemeldet · K. Hoffmann |
Können Sie den Mittelabruf prüfen, bevor Sie ihn freigeben?
Jeder Mittelabruf beantwortet drei Fragen. Fließen die Mittel dorthin, wo der Finanzierungsplan es vorsieht? Sind die Auszahlungsvoraussetzungen dieser Tranche erfüllt? Hält der Report im Gremium stand? PROBIS beantwortet alle drei aus einem Datenbestand, der der Bank gehört – nicht aus der Tabelle des Darlehensnehmers.
- Mittelverwendung nach Finanzierungsphase kontrolliert, mit automatischem Eigenkapitalnachweis gegen die vereinbarte Reihenfolge.
- Auflagen und Covenants als laufendes Register, mit dem Dokument hinter jeder Auflage und jedem dokumentierten Verzicht.
- Baufortschritt gegen Auszahlung gemessen, damit ausgezahlte Mittel der erbrachten Bauleistung nie vorauslaufen.
- Reporting zu jedem beliebigen Stichtag erzeugt – mit angehängten Dokumenten, nicht neu erfasst.
| Source | Facility | Drawn | This advance | Remaining | Verification |
|---|---|---|---|---|---|
| Equity | 61.6 | 61.6 | — | 0.0 | Verified · equity-first |
| Senior debt | 123.2 | 86.2 | 9.4 | 27.6 | Within LTC 68.4% |
| Mezzanine | 17.6 | 4.4 | — | 13.2 | Undrawn |
| Loan-to-cost ≤ 70% | Actual 68.4% | Within |
| Equity-first sequence | Fully contributed | Within |
| Funding cover ≥ 6 months | Actual 5.0 months | Flagged · A. Sullivan |
Gleiches mit Gleichem vergleichen – und die Differenz erklären.
Das Ergebnis ist keine Zahl, sondern eine Begründung. Villa A kostet 13 % mehr je m² BGF als Villa B – und Sie sehen, dass die Differenz vollständig in Fassade sowie Innenwänden und Decken liegt, weil der Vergleich genau dort aufschlüsselt.
Ein unbereinigter €/m²-Vergleich ist wertlos
Vergleichsgruppe · Wohnen/Villa, Süd- und Ostdeutschland, ab 2022
| Kostengruppe (DIN 276) | Villa A | Villa B | Villa C | Reihenhaus A | Reihenhaus B | Villa A vs. Ø Gruppe |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KG 320 Gründung | 378 | 369 | 369 | 333 | 342 | +5,5 % |
| KG 330 Außenwände/Fassade | 1.100Ausreißer | 919 | 927 | 828 | 846 | +19,0 % |
| KG 340–350 Innenwände & Decken | 810Ausreißer | 639 | 661 | 558 | 567 | +25,2 % |
| KG 400 Technische Anlagen | 550 | 531 | 558 | 497 | 504 | +4,2 % |
| KG 500 Außenanlagen | 189 | 207 | 180 | 144 | 135 | +10,5 % |
| KG 700 Baunebenkosten | 293 | 286 | 295 | 243 | 252 | +7,0 % |
| Gesamt €/m² BGF | 3.320 | 2.951 | 2.990 | 2.603 | 2.646 | +14,4 % |
Benchmarks fließen in Calculate → ein, wenn Sie ein neues Projekt kalkulieren, und in Contract →, wenn Sie ein Angebot prüfen.
Gleiches mit Gleichem vergleichen – und die Differenz erklären.
Das Ergebnis ist keine Zahl, sondern eine Begründung. Villa A kostet 13 % mehr je Quadratfuß als Villa B – und Sie sehen, dass die Differenz vollständig in Rohbau und Innenausbau liegt, weil der Vergleich genau dort aufschlüsselt.
Ein unbereinigter $/SF-Vergleich ist wertlos
Benchmark set · Residential villas, Northeast + Southwest, 2022 onward
| Cost group (UNIFORMAT) | Villa A | Villa B | Villa C | Townhouse A | Townhouse B | Villa A vs. set avg |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Substructure | 42 | 41 | 41 | 37 | 38 | +5.5% |
| Superstructure | 123outlier | 101 | 103 | 92 | 94 | +19.9% |
| Interior Finishes | 90outlier | 71 | 73 | 62 | 63 | +25.3% |
| Services | 61 | 59 | 62 | 55 | 56 | +4.1% |
| Sitework | 21 | 23 | 20 | 16 | 15 | +10.5% |
| Professional Fees | 32 | 31 | 32 | 27 | 28 | +6.7% |
| Total $/SF | 369 | 326 | 331 | 289 | 294 | +14.7% |
Benchmarks fließen in Calculate → ein, wenn Sie ein neues Projekt kalkulieren, und in Contract →, wenn Sie ein Angebot prüfen.
Hält das einer Prüfung stand – ohne Rekonstruktionsprojekt?
Kostendaten sind meist erst im Rückblick prüfungsfähig: jemand rekonstruiert drei Wochen lang, wie eine Zahl entstanden ist. Manage führt diese Historie laufend mit und berichtet dieselben Werte nach mehreren Rechnungslegungsstandards – HGB als führende Bücher, IFRS für Konzern- und Investorenreporting, US GAAP für internationale Investoren. Genau das zeigt dem Wirtschaftsprüfer, dass das System nach einem Standard gebaut ist und nicht nach Vorliebe.
HGB-, IFRS- und US-GAAP-Reporting
Die Kosten werden nach HGB als führende Bücher berichtet. Dieselben Werte tragen das IFRS-Konzern- und Investorenreporting sowie US GAAP für internationale Investoren. Drei Rechnungslegungsstandards aus einem Datenbestand – und genau darin liegt der Prüfungsnachweis.
Aktivierung
Aktivierungspflichtig oder aufwandswirksam wird regelbasiert auf Buchungsebene entschieden, nicht zum Jahresabschluss rekonstruiert. Herstellungskosten, Bauzeitzinsen nach § 255 HGB und Baunebenkosten führen ihre Behandlung mit – der Wert, den Sie an die Bilanzierung geben, ist bereits belastbar.
Revisionssicherheit (GoBD-konform)
Jeder Wert behält Ersteller, Zeitstempel und Vorzustand. Nichts wird unbemerkt überschrieben, und keine Zahl existiert ohne die Buchung, die sie erzeugt hat – jeder Wert in jedem Report ist bis zum Ursprung nachvollziehbar.
Prüfereignung für Wirtschaftsprüfer
Lesender Zugang mit definiertem Umfang, vollständige Änderungshistorie und Reports, die zu jedem früheren Stichtag reproduzierbar sind. Der Wirtschaftsprüfer arbeitet im System statt in einem Ordner mit Exporten.
Investoren- und Gesellschafterreporting
Das Reporting entsteht im festen Turnus aus aktuellen Werten, im jeweils vereinbarten Format – dieselben Zahlen, mit denen das Projekt gesteuert wird, kein separat gepflegter Stand.
So funktioniert es
Rahmen definieren
Standards, Schwellenwerte, Vorlagen, Rollen und Eskalationswege festlegen.
Projekte anbinden
Jedes Projekt übernimmt den Standard und behält seine eigene Tiefe.
Laufend prüfen
Kennzahlen werden aus aktuellen Daten neu berechnet, nicht aus Meldungen.
Melden und zuweisen
Überschreitungen werden zu Warnungen mit Verantwortlicher und Frist.
Entscheiden
Entscheidungsvorlagen zeigen Optionen und Folgen; das Ergebnis wird dokumentiert.
Ein Modell, unterschiedliche Perspektiven
Warum Probleme als Überraschung ankommen
Heute
- —Jedes Projekt berichtet im eigenen Format, im eigenen Turnus, mit eigenem Optimismus.
- —Das Portfolio-Review ist eine Präsentation, erstellt von den Berichtenden selbst.
- —Risikoregister werden getrennt von den Finanzdaten geführt und sind nach einem Monat veraltet.
- —Eskalation hängt davon ab, dass jemand eskalieren will.
Mit PROBIS
- Jedes Projekt wird gegen dieselben Schwellenwerte gesteuert – eine Überschreitung bedeutet überall dasselbe.
- Die Review-Unterlage entsteht aus aktuellen Daten – ihre Erstellung ist keine Gelegenheit zur Umdeutung.
- Reports entstehen aus den Finanzdaten selbst und bleiben aktuell – sie können nicht veralten.
- Der Vergleich ist nach Regional- und Indexbereinigung belastbar – eine Differenz ist eine Begründung, keine Behauptung.
Eine Struktur über alle Projekte
- Projektampel für Fortschritt, Qualität und Kosten, aus aktuellen Daten berechnet
- Standardisierte Reportvorlagen über das gesamte Portfolio
- Projektübergreifende Steuerungssichten, mit Sprung nach Control zur Buchung hinter der Zahl
- Konfigurierbare Rollen, Teams und Berechtigungen je Projekt und Gesellschaft
| Project | Stage | Budget | Forecast var. | Status | Updated |
|---|---|---|---|---|---|
| Riverside Tower II | Construction | 203.1M | −1.5% | On track | Today |
| Harbor District | Construction | 233.2M | −4.2% | Watch | Today |
| Peachtree Galleria Refit | Fit-out | 106.0M | +0.4% | On track | Today |
| Seaport Block E5 | Construction | 295.1M | −7.8% | Warning | Today |
| Northside Block C | Design | 82.4M | −0.2% | On track | Yesterday |
| Marina District | Construction | 155.9M | −2.1% | Watch | Today |
Prozesse mit klarer Verantwortung
- Projektspezifische Workflows mit Teams je Schritt
- Automatische Auslöser und Sammelfreigaben
- Aufgabenübersicht je Anwender, mit sichtbarer Liegezeit
- Vollständige Entscheidungshistorie für Prüfung und Übergabe
Steuern statt nur berichten
- Entscheidungsvorlagen aus aktuellen Projektdaten
- Szenarienvergleich auf Portfolioebene
- Schwellenwerte und Toleranzen je Projekt und Programm
- Kommentierung und Abstimmung direkt an den Zahlen
Eine Struktur über alle Projekte
- Projektampel für Fortschritt, Qualität und Kosten, aus aktuellen Daten berechnet
- Standardisierte Reportvorlagen über das gesamte Portfolio
- Projektübergreifende Steuerungssichten, mit Sprung nach Control zur Buchung hinter der Zahl
- Konfigurierbare Rollen, Teams und Berechtigungen je Projekt und Gesellschaft
| Projekt | Phase | Budget | Prognose-Abw. | Status | Stand |
|---|---|---|---|---|---|
| Mainufer Tower II | Bau | 203,1 | −1,5 % | Im Plan | Heute |
| Hafenquartier | Bau | 233,2 | −4,2 % | Beobachten | Heute |
| Isarpassage Revitalisierung | Ausbau | 106,0 | +0,4 % | Im Plan | Heute |
| Hafenquartier Baufeld E5 | Bau | 295,1 | −7,8 % | Warnung | Heute |
| Nordstadt Block C | Planung | 82,4 | −0,2 % | Im Plan | Gestern |
| Rheinauhafen Quartier | Bau | 155,9 | −2,1 % | Beobachten | Heute |
Prozesse mit klarer Verantwortung
- Projektspezifische Workflows mit Teams je Schritt
- Automatische Auslöser und Sammelfreigaben
- Aufgabenübersicht je Anwender, mit sichtbarer Liegezeit
- Vollständige Entscheidungshistorie für Prüfung und Übergabe
Steuern statt nur berichten
- Entscheidungsvorlagen aus aktuellen Projektdaten
- Szenarienvergleich auf Portfolioebene
- Schwellenwerte und Toleranzen je Projekt und Programm
- Kommentierung und Abstimmung direkt an den Zahlen
Außerdem in Manage
Programmebene verdichten
Mehrere Projekte als eine wirtschaftliche Einheit steuern.
Trennung nach Gesellschaft und Auftraggeber
Mehrere Gesellschaften in einem Mandanten, saubere Trennung.
Eigene KPIs
Sie legen fest, worüber Ihr Unternehmen steuert.
Meilenstein-Trendanalyse
Terminverzug als Kostensignal.
Prüfungsfähige Historie
Jeder Wert, Ersteller und Zeitstempel bleibt erhalten.
Investoren- und Gesellschafterreporting
Aus aktuellen Daten, im festen Turnus.
Team- und Rollenverwaltung
Berechtigungsstufen und Projektumfang je Team.
Benachrichtigungsregeln
Wer wovon erfährt – und wie schnell.
Standvergleich
Dieser Monat gegen jeden früheren Stand.
Steering a 32-story Manhattan landmark, week by week.
110 William Street is a historic 32-story office tower in Lower Manhattan, built in 1918 and expanded in 1959, now undergoing comprehensive modernization to prepare over 640,000 square feet for the New York City Administration for Children's Services. PROBIS supports the redevelopment with its digital monitoring platform — giving stakeholders a transparent, real-time view of budget and schedule across the project's lifecycle.
Read the full project profileEin 32-geschossiges Wahrzeichen in Manhattan, Woche für Woche gesteuert.
110 William Street ist ein denkmalgeschütztes Bürohochhaus mit 32 Geschossen in Lower Manhattan, Baujahr 1918, erweitert 1959. Im Rahmen einer umfassenden Modernisierung werden über 59.000 m² für die New York City Administration for Children’s Services hergerichtet. PROBIS begleitet die Revitalisierung mit seiner digitalen Monitoring-Plattform und gibt allen Beteiligten eine transparente, aktuelle Sicht auf Kosten und Termine über den gesamten Projektverlauf.
Zum vollständigen ProjektprofilHäufig gestellte Fragen
Was kann der AI Report Builder konkret erzeugen?
Jeden Report, den Sie beschreiben können: monatliche Abweichungen über eine Projektgruppe, eine Nachtragsübersicht ab einem Schwellenwert, eine Cashflow-Sicht für die finanzierende Bank. Sie benennen Projekte und Quellen – Kostenschätzungen, Verträge, Rechnungen – und der Report wird vollständig neu erstellt und mit jedem neuen Datenstand aktuell gehalten.
Werden Reports neu erzeugt oder bleiben sie aktuell?
Sie bleiben aktuell. Ein Report ist eine dauerhafte Abfrage auf dieselben Buchungen, die auch den Kostenreport tragen – er aktualisiert sich, sobald neue Kostendaten vorliegen. Es gibt keinen Erzeugungsschritt und keine Fassung, die unbemerkt veraltet.
Können wir für verschiedene Unternehmensbereiche unterschiedliche Standards führen?
Ja. Standards, Workflows, Schwellenwerte und Berechtigungen lassen sich je Gesellschaft, Auftraggeber oder Projekttyp definieren und laufen dennoch in einer gemeinsamen Portfoliosicht zusammen.
Wie unterstützt das das Reporting an die finanzierende Bank?
Mittelabrufe, Eigenkapitalnachweis und Finanzierungsdeckung liegen in Cash Flow und Liquidity. Die Sicht für die Bank oder den bankseitigen Projektmonitor entsteht aus denselben Daten, mit denen das Projekt läuft – dadurch ist sie prüfbar und nicht zusammengestellt.
Wie verhalten sich Cash Flow und Liquidity hier zum Modul Control?
Manage ist die Steuerungsebene: Schwellenwerte, Finanzierungsdeckung mit Verantwortlicher und die Verdichtung über alle Projekte des Portfolios. Control führt die zugrunde liegenden Buchungen und das detaillierte Cashflow-Modell, aus dem diese Werte berechnet werden – eine Warnung hier öffnet direkt die Bewegung, die sie ausgelöst hat.
Frequently asked questions
What can the AI Report Builder actually produce?
Any report you can describe: monthly variance across a set of projects, a change-order summary above a threshold, a cash-out view for a lender. You name the projects and the sources — cost estimates, contracts, invoices — and it compiles the report from scratch, then keeps it current as new data arrives.
Are reports regenerated, or do they stay live?
They stay live. A report is a standing query against the same transactions that drive the cost report, so it updates as soon as new cost data comes in — there is no regeneration step and no version that quietly goes stale.
Can we run different standards for different parts of the business?
Yes. Standards, workflows, thresholds and permissions can be defined per entity, per client or per project type, while still rolling up into a single portfolio view.
How does this support lender reporting?
Draws, equity verification and funding cover are handled in Cash Flow and Liquidity, and the monitoring view given to a lender or construction loan monitor is generated from the same data the project runs on — which is what makes it verifiable rather than assembled.
How do Cash Flow and Liquidity here relate to the Control module?
Manage holds the steering layer — thresholds, funding cover with a named owner, and the roll-up across every project in the portfolio. Control holds the underlying transactions and the detailed cash model each of those figures is computed from, so a warning raised here opens directly onto the movement that caused it.
How early would you have known?
Bring a project that went wrong. We'll show you where the signal was, and when it would have been raised.