Erste Schritte
Wesentliche Konzepte
Dies sind die Konzepte, auf denen die Funktionsweise von PROBIS basiert. Wenn Sie diese vor dem Start verstehen, vermeiden Sie häufige Fehler beim Einstieg.
Kataloge
Kataloge sind die Hauptstrukturen, die definieren, wie ein Projekt organisiert ist — Kostengruppen, Risikokategorien, Erlösarten und Finanzkategorien. Sie werden auf Mandantenebene erstellt und jedem Projekt bei dessen Erstellung zugewiesen.
Ein Katalog kann nicht mehr geändert werden, sobald er in einem Projekt verwendet wurde. Die richtige Katalogvorlage sollte ausgewählt werden, bevor Daten eingegeben werden. Die Katalogstruktur selbst kann in den Einstellungen angepasst werden.
Projekt Erstellen
Ein neues Projekt wird über den Startbildschirm von PROBIS mit der Schaltfläche Neues Projekt erstellt. Die folgenden Felder sind erforderlich:
Die diesem Projekt zugewiesene Struktur — ausgewählt aus den Katalogen in den Einstellungen
Eindeutige interne Kennung für das Projekt
Der Bauzeitenplan — verwendet für die Cashflow-Verteilung
Die Berichtswährung für alle Finanzkennzahlen
Gesamtfläche des Projekts
Sobald das Projekt gespeichert wurde, ist es erstellt und alle Module stehen zur Verfügung.
Der Calculate-Contract-Control-Fluss
PROBIS folgt einem spezifischen Finanzkontrollfluss, den Sie in jedem Projekt anwenden werden:
- Calculate (Kalkulation) ist der Ort, an dem die Planung stattfindet. Das Budget für jede Kostenposition wird festgelegt, mit einem Taxonomiebereich sowie einer Zeitplanphase verknüpft und eine Cashflow-Verteilung wird definiert.
- Contract (Auftrag) ist der Ort, an dem Verpflichtungen erfasst werden. Auftragnehmerverträge werden den Budgetpositionen zugeordnet. PROBIS berechnet die Abweichung zwischen Budget und Auftragswert in Echtzeit.
- Control (Kontrolle) ist der Ort, an dem die Ausgaben überwacht werden. Rechnungen gehen ein, werden gegen den entsprechenden Vertrag geprüft, über einen Workflow freigegeben und im Cashflow verbucht.
- Reports (Berichte) ist der Ort, an dem die Performance ausgewertet wird. Alle Daten aus Kalkulation, Auftrag und Controlling fließen automatisch in die Berichte ein – es ist kein manueller Export oder Zusammenbau erforderlich. Vordefinierte Berichte sind verfügbar, und benutzerdefinierte Berichte können ebenfalls konfiguriert werden.