The budget doesn't change when the invoice arrives. It changes when you sign.
PROBIS Contract puts the commitment where it belongs: at the moment of signature, against a named budget line, visible to everyone who is going to be asked about it later.
PROBIS connects instantly to SAP, Yardi, Oracle, MS Dynamics, and Datev to pull the insights you need without disrupting your workflow.
| Bidder | Total value | vs. benchmark | Score | Status |
|---|---|---|---|---|
| Neumann Facade Systems Inc. | 9,860,400 | +4.2% | 71.4 | Compliant |
| Steiner Metalworks Inc. | 8,344,600 | −11.8% | 88.6 | Recommended |
| Curtainwall Partners LLC | 9,543,600 | +0.9% | 79.2 | Compliant |
| Alpina Enclosure Systems LLC | 10,077,100 | +6.5% | 64.8 | 2 items missing |
| Award value → budget line 07 40 | 8,344,600 | Commitment posted on signature | ||
Das Budget ändert sich nicht, wenn die Rechnung kommt. Sondern wenn Sie unterschreiben.
PROBIS Contract bucht die Auftragsbindung dort, wo sie hingehört: im Moment der Unterschrift, auf eine benannte Kostengruppe – sichtbar für alle, die später dazu Fragen beantworten müssen.
PROBIS verbindet sich direkt mit SAP, MS Dynamics, Oracle und Yardi und liefert die Kennzahlen, die Sie brauchen – ohne Ihre Abläufe zu stören.
| Bieter | Angebotssumme | ggü. Benchmark | Punkte | Status |
|---|---|---|---|---|
| Neumann Fassadentechnik GmbH | 9.860.400 | +4,2 % | 71,4 | Formal vollständig |
| Steiner Metallbau GmbH | 8.344.600 | −11,8 % | 88,6 | Vorschlag |
| Vorhangfassaden Partner GmbH & Co. KG | 9.543.600 | +0,9 % | 79,2 | Formal vollständig |
| Alpina Gebäudehülle AG | 10.077.100 | +6,5 % | 64,8 | 2 Positionen fehlen |
| Vergabesumme — KG 330 | 8.344.600 | Obligo wird bei Unterschrift gebucht | ||
How it works
Package it
Define procurement units from the budget. Choose section-level or line-item detail.
Issue it
Send the bid package out, or export to your bidding platform and re-import the bids.
Evaluate it
Score against price benchmarks and your weighted criteria. Document the reasoning.
Award it
The contract is created and the commitment lands on the budget line immediately.
Change it
Change orders run through the approval workflow and update the forecast on approval.
So funktioniert es
Bündeln
Vergabeeinheiten direkt aus dem Budget bilden, wahlweise auf Abschnitts- oder LV-Positionsebene.
Versenden
Vergabeunterlagen verschicken oder per GAEB (X83) an Ihre Vergabeplattform übergeben und Angebote (X84) wieder einlesen.
Bewerten
Gegen Kostenkennwerte und Ihre gewichteten Kriterien bewerten. Die Begründung wird dokumentiert.
Vergeben
Der Vertrag wird angelegt und das Obligo sofort auf der Kostengruppe gebucht.
Nachträge
Nachträge laufen durch den Freigabeprozess und aktualisieren die Prognose mit der Freigabe.
Where procurement leaks
Today
- —Bids are compared in a spreadsheet built for that one bid package, then thrown away.
- —"Is this a good price?" is answered from memory and instinct.
- —Change orders are agreed in meetings and reconciled to the budget weeks later, if at all.
- —The commitment position — what you have actually signed for — is a number someone assembles by hand each month.
With PROBIS
- Every bid is evaluated in the same scored matrix, and the matrix is reusable.
- Prices are compared against benchmark data from real completed projects, by trade and region.
- A change order is a workflow object: raised, priced, reviewed, approved or rejected, with the budget impact visible before anyone signs.
- The commitment position is live, because it is a by-product of the awards themselves.
Wo Vergabe heute Geld verliert
Heute
- —Angebote werden in einer Excel-Tabelle verglichen, die für genau eine Vergabe gebaut und danach verworfen wird.
- —„Ist das ein guter Preis?“ wird aus Erfahrung und Bauchgefühl beantwortet.
- —Nachträge werden in Besprechungen vereinbart und erst Wochen später – wenn überhaupt – mit dem Budget abgeglichen.
- —Das Obligo, also das tatsächlich Beauftragte, stellt jemand jeden Monat von Hand zusammen.
Mit PROBIS
- Jedes Angebot wird in derselben Bewertungsmatrix beurteilt, und die Matrix ist wiederverwendbar.
- Preise werden mit Kennwerten aus real abgerechneten Projekten verglichen, nach Gewerk und Region.
- Ein Nachtrag ist ein Workflow-Objekt: gestellt, bepreist, geprüft, freigegeben oder abgelehnt – mit sichtbarer Budgetauswirkung, bevor jemand unterschreibt.
- Das Obligo ist jederzeit aktuell, weil es direkt aus den Vergaben entsteht.
Bid at whatever level of detail the package needs
- Section-based bid packages for GC and design-build packages
- Line-item detail with MasterFormat integration for direct trade procurement
- Reusable bid package templates per package type
- Mix GC and direct procurement in the same project as the strategy changes
- P-01 Core & shell (GC)45,320,000
- Section 1 · General conditions & mobilization1,628,000
- Section 2 · Substructure8,734,000
- Section 3 · Superstructure20,086,000
- Section 4 · Roof3,971,000
- Section 5 · Interior fit-out7,425,000
- Section 6 · Allowances3,476,000
- Priced by section · no line-item SOV6 sections
- P-07 Facade (direct)9,460,000
- 07 40 00 Exterior walls & cladding7,634,000
- 08 44 13 Unitized curtain wall5,632,000
- · 44,993 sq ft @ 125.195,632,674
- 08 51 00 Windows1,298,000
- 10 71 13 Sun control devices704,000
- 07 50 00 Roofing & parapets1,199,000
- 01 50 00 Miscellaneous work627,000
Compare bids on evidence, not impressions
- Benchmark comparison against real market and historic project data
- Automated plausibility and completeness checking across bids
- Weighted evaluation matrix with scoring you define
- Full documentation of the evaluation, ready for audit or a federal/state procurement process
| Criterion · weight | Neumann | Steiner | Curtainwall | Alpina |
|---|---|---|---|---|
| Price · 50% | 32.0 | 48.5 | 39.5 | 28.0 |
| Schedule · 20% | 15.0 | 17.0 | 16.0 | 13.0 |
| Quality · 20% | 16.4 | 15.1 | 16.7 | 14.8 |
| References · 10% | 8.0 | 8.0 | 7.0 | 9.0 |
| Weighted score | 71.4 | 88.6 | 79.2 | 64.8 |
$42.11/sq ft against a benchmark band of $69.48–$92.98/sq ftLow · verify scope
Not priced — 2 items returned blankIncomplete
Contracts and change orders that stay tied to the budget
- Central contract register with versioning and full change history
- Contract line items with status, values, forecast and schedule
- Change-order workflow with defined review and approval steps
- Budget allocation and re-allocation across contracts and sections
| Contract | Status | Original | Change orders | Current total | Ver. |
|---|---|---|---|---|---|
| C-01 Core & shell (GC) | Signed | 45,320,000 | +2,029,500 | 47,349,500 | v4 |
| C-03 Sitework & excavation | Complete | 3,828,000 | +138,600 | 3,966,600 | v2 |
| C-07 Facade | Awarded | 8,344,600 | — | 8,344,600 | v1 |
| C-08 MEP — HVAC | Signed | 13,134,000 | +673,200 | 13,807,200 | v3 |
| C-09 Elevators | In review | 2,541,000 | −92,400 | 2,448,600 | v2 |
| Committed to date | 73,167,600 | +2,748,900 | 75,916,500 |
Ausschreiben in genau der Detailtiefe, die das Paket braucht
- Abschnittsbasierte Vergabeeinheiten für GU- und Totalunternehmer-Vergaben
- LV-Positionen mit DIN-276- und GAEB-Anbindung für die Einzelvergabe nach Gewerken
- Wiederverwendbare Vorlagen je Paketart
- GU- und Einzelvergabe im selben Projekt kombinieren, wenn sich die Strategie ändert
- P-01 Rohbau & Gebäudehülle (GU)45.320.000
- Abschnitt 1 · Baustelleneinrichtung & Allgemeines1.628.000
- Abschnitt 2 · Gründung & Unterbau8.734.000
- Abschnitt 3 · Rohbau & Tragwerk20.086.000
- Abschnitt 4 · Dach3.971.000
- Abschnitt 5 · Innenausbau7.425.000
- Abschnitt 6 · Pauschalen & Eventualpositionen3.476.000
- Bepreist nach Abschnitten – kein LV auf Positionsebene6 Abschnitte
- P-07 Fassade (Einzelvergabe)9.460.000
- KG 330 Außenwände&7.634.000
- KG 337 Elementierte Vorhangfassade5.632.000
- · 4.180 m² × 1.347,53 €5.632.674
- KG 334 Außenwandöffnungen (Fenster)1.298.000
- KG 338 Sonnenschutz704.000
- KG 360 Dächer & Attiken1.199.000
- KG 390 Sonstige Maßnahmen627.000
Angebote auf Basis von Fakten vergleichen, nicht von Eindrücken
- Benchmark-Vergleich mit Markt- und Projektkennwerten
- Automatische Plausibilitäts- und Vollständigkeitsprüfung aller Angebote
- Gewichtete Bewertungsmatrix mit Ihren eigenen Kriterien
- Lückenlose Dokumentation der Wertung – prüfsicher und geeignet für öffentliche Vergaben nach VgV / VOB/A
| Kriterium · Gewichtung | Neumann | Steiner | Vorhangfassaden Partner | Alpina |
|---|---|---|---|---|
| Preis · 50 % | 32,0 | 48,5 | 39,5 | 28,0 |
| Termine · 20 % | 15,0 | 17,0 | 16,0 | 13,0 |
| Qualität · 20 % | 16,4 | 15,1 | 16,7 | 14,8 |
| Referenzen · 10 % | 8,0 | 8,0 | 7,0 | 9,0 |
| Gewichtete Punktzahl | 71,4 | 88,6 | 79,2 | 64,8 |
453 €/m² bei einer Benchmark-Spanne von 748–1.001 €/m²Auffällig niedrig · Umfang prüfen
Nicht bepreist – 2 Positionen leerUnvollständig
Verträge und Nachträge, die mit dem Budget verbunden bleiben
- Zentrales Vertragsregister mit Versionierung und vollständiger Änderungshistorie
- Vertragspositionen mit Status, Werten, Prognose und Terminen
- Nachtragsmanagement nach VOB/B mit definierten Prüf- und Freigabeschritten
- Budgetzuordnung und Umbuchung zwischen Verträgen und Kostengruppen
| Vertrag | Status | Auftragssumme | Nachträge | Aktuelle Summe | Vers. |
|---|---|---|---|---|---|
| C-01 Rohbau & Gebäudehülle (GU) | Unterzeichnet | 45.320.000 | +2.029.500 | 47.349.500 | v4 |
| C-03 Baugrube & Erdarbeiten | Abgeschlossen | 3.828.000 | +138.600 | 3.966.600 | v2 |
| C-07 Fassade | Vergeben | 8.344.600 | — | 8.344.600 | v1 |
| C-08 TGA – Raumlufttechnik | Unterzeichnet | 13.134.000 | +673.200 | 13.807.200 | v3 |
| C-09 Aufzugsanlagen | In Prüfung | 2.541.000 | −92.400 | 2.448.600 | v2 |
| Beauftragt bis heute | 73.167.600 | +2.748.900 | 75.916.500 |
Know what you have signed for, not just what you have paid.
If you have awarded 78% of the budget at 62% of the schedule, you can see it on the day it becomes true.
Awarded vs. budget, per cost code.
Change orders against contingency.
Procurement progress dashboards.
| Cost code | Budget | Awarded | Change orders | Unawarded | % awarded |
|---|---|---|---|---|---|
| 03–09 Shell & Core | 49.59 | 42.48 | +2.04 | 7.11 | 86% |
| 07 40 00 Exterior walls | 9.46 | 7.38 | +0.00 | 2.08 | 78% |
| 21–28 MEP & Systems | 12.96 | 8.16 | +0.67 | 4.80 | 63% |
| 31–33 Sitework & Utilities | 1.09 | 0.00 | — | 1.09 | 0% |
| 01 Soft Costs & Fees | 6.67 | 4.66 | +0.04 | 2.01 | 70% |
Wissen Sie, wofür Sie unterschrieben haben – nicht nur, was Sie bezahlt haben.
Wenn 78 % des Budgets bei 62 % der Bauzeit vergeben sind, sehen Sie es an dem Tag, an dem es passiert.
Vergeben vs. Budget je Kostengruppe.
Nachträge gegen Risikoreserve.
Dashboards zum Vergabefortschritt.
| Kostengruppe | Budget | Vergeben | Nachträge | Nicht vergeben | % vergeben |
|---|---|---|---|---|---|
| KG 300 Baukonstruktionen | 49,59 | 42,48 | +2,04 | 7,11 | 86% |
| KG 330 Außenwände | 9,46 | 7,38 | +0,00 | 2,08 | 78% |
| KG 400 Technische Anlagen | 12,96 | 8,16 | +0,67 | 4,80 | 63% |
| KG 500 Außenanlagen | 1,09 | 0,00 | — | 1,09 | 0% |
| KG 700 Baunebenkosten | 6,67 | 4,66 | +0,04 | 2,01 | 70% |
Ein Modell, verschiedene Perspektiven
Leitung Einkauf / Vergabe
Mehr Pakete vergeben, ohne zusätzliches Personal.
Mehr erfahrenKaufmännische Projektleitung / Kostenplanung
Jede Vergabe und jeden Nachtrag lückenlos begründen.
Mehr erfahrenProjektleitung / Geschäftsführung
Das aktuelle Obligo sehen, nicht den Zahlungsstand vom Vormonat.
Mehr erfahrenAlso in Contract
Bidding platform integration
Export bid packages, re-import bids without retyping.
Role-based procurement workflow
Buyer, reviewer, approver, each with their own rights.
Retainage and warranties
Tracked per contract with release dates.
Contract import
Bring an existing contract record set in with a template file.
Cash-flow impact
A signed contract immediately reshapes the payment forecast.
Payment terms and schedules
Per contract, feeding Control and liquidity.
Procurement history
Every version of every bid package and contract, with authorship.
Cover-sheet templates
The approval artifact your finance team already recognizes.
Multi-currency contracts
For cross-border programs.
Außerdem in Contract
Anbindung an Vergabeplattformen
Vergabeunterlagen per GAEB exportieren, Angebote ohne Abtippen importieren.
Rollenbasierter Vergabeprozess
Einkauf, Prüfung, Freigabe – jeweils mit eigenen Rechten.
Sicherheitseinbehalte und Bürgschaften
Je Vertrag mit Rückgabeterminen verfolgt.
Vertragsimport
Bestehende Vertragsdaten per Vorlagendatei übernehmen.
Auswirkung auf die Liquidität
Ein unterzeichneter Vertrag verändert sofort die Zahlungsprognose.
Zahlungsbedingungen und -pläne
Je Vertrag, mit Übergabe an Control und die Liquiditätsplanung.
Vergabehistorie
Jede Version jeder Vergabeeinheit und jedes Vertrags, mit Verfasser.
Vorlagen für Vergabevermerke
Das Freigabedokument, das Ihr Controlling bereits kennt.
Verträge in Fremdwährung
Für grenzüberschreitende Projekte und Portfolios.
Letting a 1.94M sq ft terminal, package by package.
Frankfurt Terminal A-Plus is a new airport terminal delivered through a multi-package procurement route, with bid packages let progressively against a MasterFormat cost structure. PROBIS carries the bid evaluation, the award and the change-order trail — so the committed position is current on the day each contract is signed, not at the next month end.
Read the full project profileEin Terminal mit 180.000 m² BGF – Paket für Paket vergeben.
Frankfurt Terminal A-Plus ist ein neues Flughafenterminal, das über eine mehrstufige Vergabestrategie realisiert wird – die Vergabeeinheiten werden schrittweise gegen eine DIN-276-Kostenstruktur vergeben. PROBIS trägt Angebotswertung, Vergabe und Nachtragshistorie, sodass das Obligo an dem Tag aktuell ist, an dem ein Vertrag unterschrieben wird, und nicht erst zum Monatsabschluss.
Zum vollständigen ProjektprofilFrequently asked questions
Can we run both a GC award and direct trade packages on the same project?+
Yes. Bid packages can be structured by section for general contractor scope and by line item for direct trade packages, in the same project — which matters when procurement strategy changes mid-project.
How does bid benchmarking work?+
Incoming bids are compared against benchmark data drawn from completed projects, adjusted for region, asset class and the ENR Construction Cost Index, so an unusually high or low trade price is flagged rather than accepted.
Does PROBIS replace our bidding platform?+
It doesn't have to. Bid packages can be exported to external bidding platforms and the resulting bids imported back for evaluation, so the platform your suppliers already use stays in place.
How are change orders approved?+
Through a configurable workflow: raised, priced, reviewed and approved or rejected by named roles, with each step recorded. The budget impact is calculated and shown before the approval decision, not after it.
Can we see how much budget is still unawarded?+
Yes — per cost code and for the project as a whole. Comparing unawarded budget against schedule progress is one of the earliest reliable indicators of a project heading for trouble.
Häufige Fragen
Können GU-Vergabe und Einzelvergabe im selben Projekt laufen?+
Ja. Vergabeeinheiten lassen sich für GU-Leistungen nach Abschnitten und für die Einzelvergabe nach LV-Positionen strukturieren – im selben Projekt. Das zählt vor allem dann, wenn sich die Vergabestrategie im laufenden Projekt ändert.
Wie funktioniert der Benchmark-Vergleich?+
Eingehende Angebote werden mit Kennwerten aus abgerechneten Projekten verglichen – bereinigt um Region, Objektart und Baupreisindex des Statistischen Bundesamtes. Auffällig hohe oder niedrige Gewerkepreise werden so gekennzeichnet und nicht ungeprüft übernommen.
Ersetzt PROBIS unsere Vergabeplattform?+
Nicht zwingend. Vergabeunterlagen lassen sich per GAEB an externe Vergabeplattformen übergeben und die eingegangenen Angebote zur Wertung zurücklesen. Die Plattform, die Ihre Bieter bereits nutzen, bleibt bestehen.
Wie werden Nachträge freigegeben?+
Über einen konfigurierbaren Workflow: gestellt, bepreist, geprüft und von benannten Rollen freigegeben oder abgelehnt – jeder Schritt wird protokolliert. Die Budgetauswirkung wird vor der Freigabeentscheidung berechnet und angezeigt, nicht danach.
Sehen wir, wie viel Budget noch nicht vergeben ist?+
Ja – je Kostengruppe und für das Gesamtprojekt. Der Vergleich von nicht vergebenem Budget mit dem Bauzeitfortschritt ist einer der frühesten belastbaren Indikatoren dafür, dass ein Projekt aus dem Ruder läuft.
Bring us a bid package you're about to issue.
We'll show you the evaluation matrix and the benchmark comparison on your own package.
Bringen Sie uns eine Vergabeeinheit, die Sie bald ausschreiben.
Wir zeigen Ihnen Bewertungsmatrix und Benchmark-Vergleich an Ihrem eigenen Paket.