Resources

Frequently Asked Questions

Ist PROBIS eine globale Immobilienplattform?

Ja. PROBIS ist als globale, multiregionale SaaS-Plattform für Immobilienunternehmen konzipiert. Sie unterstützt Multi-Projekt-Controlling, Verträge in verschiedenen Währungen, konfigurierbare Wechselkurse, lokale und internationale Kostengliederungen, regionale Berichtsstandards sowie eine portfolioübergreifende Governance. Unternehmen können PROBIS über Ländergrenzen, Geschäftsbereiche, Assetklassen und Stakeholder-Gruppen hinweg einsetzen und dabei ein konsistentes Finanzdatenmodell beibehalten.

Was macht PROBIS?

PROBIS bietet Projektentwicklern, Unternehmen, Asset Managern, Investoren, Kreditgebern, Projektmanagern und externen Beratern ein gemeinsames, zentrales Erfassungssystem für Budgets, Kosten, Cashflows, Genehmigungen, Verpflichtungen, Risiken und Performancedaten. Vom ersten Investment-Case über die Bauausführung bis hin zum langfristigen Asset Management schafft PROBIS eine einheitliche Datenbasis (Single Source of Truth) für finanzielle Entscheidungen im Immobilienbereich.

Für wen ist PROBIS?

PROBIS wurde für Organisationen entwickelt, die Immobilien- und Infrastrukturvermögen besitzen, entwickeln, finanzieren, verwalten oder kontrollieren. Zu den typischen Nutzern gehören Projektentwickler, Corporate-Real-Estate-Teams, Asset Manager, Investoren, Kreditgeber, Projektcontroller, Projektmanager, Baukostenplaner (Quantity Surveyors), Finanzteams und externe Wirtschaftsprüfer. PROBIS ist nicht als Tool für das Baustellen-Management (Contractor Field Management) konzipiert. Der Fokus liegt stattdessen auf der Eigentümer-, Entwickler-, Investoren- und Kreditgeberperspektive: Budgets, Kostenkontrolle, Investitionsentscheidungen, Genehmigungsprozesse, Finanzierung, Berichterstattung, Benchmarks und Portfolio-Governance.

Was ist PROBIS?

PROBIS ist eine KI-gestützte End-to-End-SaaS-Plattform für das Immobilien-Finanzmanagement. Es verbindet Machbarkeitsstudien, Pro-Forma-Modellierung, Budgetierung, Projektcontrolling, Prognosen, Vertragsmanagement, Rechnungsgenehmigungen, Berichterstattung, Portfolio-Steuerung und Asset Management in einer zentralen Plattform. PROBIS wurde für globale Immobilienorganisationen entwickelt, die Multi-Projekt-Controlling, Berichterstattung in mehreren Währungen, Multi-Coding-Kostenstrukturen und prüffähige Finanz-Workflows über Regionen, Asset-Klassen und Stakeholder-Gruppen hinweg benötigen.

Was können externe Nutzer wie Banken oder Wirtschaftsprüfer in PROBIS sehen?

Externe Nutzer können einen eingeschränkten Zugriff auf ausgewählte Dashboards, Berichte, Dokumente, Budgets, den Kostenstatus und Audit-Trails erhalten. Sie benötigen keinen Zugriff auf die Benutzerverwaltung, Integrationseinstellungen oder interne Konfigurationsbereiche, sofern dies nicht ausdrücklich genehmigt wurde.

Wie nutzen Finanz- und Controlling-Teams PROBIS?

Finanz- und Controlling-Teams verwenden PROBIS zur Verwaltung von Budgets, Ist-Kosten, Kostenallokationen und Genehmigungsworkflows. Zudem nutzen sie die Plattform für die ERP-Übergabe, Cashflow-Berichte, monatliche Snapshots, Audit-Trails sowie für das Finanzreporting auf Portfolioebene.

Was sind die wichtigsten täglichen Aufgaben für einen Projektmanager in PROBIS?

Projektmanager nutzen PROBIS, um den Budgetstatus zu überprüfen, ausstehende Genehmigungen zu bearbeiten, Prognose-Updates (Forecasts) einzusehen, Vertragsänderungen zu verwalten, offene Rechnungen zu prüfen sowie terminbezogene Kostenrisiken und Projekt-KPIs zu überwachen.

Unterstützt PROBIS das ESG- und Nachhaltigkeits-Reporting?

PROBIS kann ESG-relevante Projekt- und Assetdaten speichern, importieren, exportieren und auswerten. Wo spezialisierte Funktionen für ESG, CRREM oder Carbon Accounting (CO2-Bilanzierung) erforderlich sind, kann PROBIS eine Verbindung zu Partnersystemen herstellen oder über APIs und Reporting-Workflows in externe ESG-Tools integriert werden.

Unterstützt PROBIS HOAI, RIBA, SIA und internationale Projektphasen?

Ja. PROBIS unterstützt konfigurierbare Leistungsphasen für Immobilien- und Bauprojekte, einschließlich der HOAI-Leistungsphasen, RIBA-Planungsschritte (Plan of Work), SIA-Phasen sowie unternehmensspezifische Project Gateways. Die Leistungsphasen können als zeitbasierte Abschnitte für Budgetierung, Prognosen und Berichterstattung genutzt werden. Budgets, Kosten, Obligo, Cashflows und Genehmigungen lassen sich über den gesamten Projektlebenszyklus hinweg nach Phasen planen, verfolgen und vergleichen.

Kann PROBIS mehrere Kostenstrukturen parallel unterstützen?

Ja. PROBIS kann mehrere Codierungsstrukturen parallel verarbeiten. Ein Projekt kann lokale Kostencodes für die Projektabwicklung verwenden, während das Reporting für den Konzern, Kreditgeber oder Investoren auf gruppenweite oder internationale Berichtscodes gemappt wird. Diese Multi-Coding-Fähigkeit ist besonders relevant für grenzüberschreitende Portfolios, multinationale Konzerne und internationale Asset Manager.

Unterstützt PROBIS die Kostenstrukturen nach DIN 276, CBS, NRM und ICMS?

Ja. PROBIS unterstützt flexible Kostenkatalog-Strukturen für das Immobilien- und Baucontrolling in Unternehmen, einschließlich DIN 276, Cost Breakdown Structures (CBS), NRM-basierte Strukturen und ICMS-orientierte Reporting-Logiken. Unternehmen können standardisierte Kostenkataloge mit hierarchischen Kostengruppen, Kostenelementen und projektspezifischen Mappings konfigurieren. Dies ermöglicht es, dass alle Projekte innerhalb eines Portfolios einer konsistenten Controlling-Struktur folgen, während gleichzeitig lokale Standards, asset-spezifische Anforderungen und internationale Berichtspflichten unterstützt werden.

Werden Kundendaten zum Training von KI-Modellen verwendet?

Nein. Kundendaten werden nicht zum Trainieren öffentlicher KI-Modelle verwendet. PROBIS folgt den Prinzipien der Mandantentrennung und kundenspezifischer Data-Governance-Standards.

Ersetzt die KI menschliche Entscheidungen?

Nein. Die PROBIS-KI unterstützt die Nutzer durch Empfehlungen, Zusammenfassungen, Prüfungen und datengestützte Erkenntnisse. Die endgültigen Entscheidungen, Genehmigungen und Freigaben verbleiben stets bei den autorisierten menschlichen Nutzern.

Ist die Nutzung von KI in PROBIS obligatorisch?

Nein. KI-Module können je nach Kundenanforderungen, Data-Governance-Richtlinien und Rollout-Umfang aktiviert oder deaktiviert werden. Die Kernplattform für Budgetierung, Kostenkontrolle, Verträge, Rechnungen, Genehmigungen und Berichterstattung funktioniert unabhängig von den KI-Funktionalitäten.

Welche KI-Funktionen bietet PROBIS?

PROBIS nutzt KI, um Workflows im Immobilien-Finanzmanagement zu unterstützen. Zu den wichtigsten Anwendungsfällen gehören die Rechnungserkennung, die Dokumentenextraktion, die Erstellung von Berichten, die Anomalieerkennung, Szenarioanalysen, Risikoüberwachung, Benchmark-Vergleiche und Executive Summaries. KI in PROBIS ist darauf ausgelegt, die finanzielle Entscheidungsfindung zu unterstützen, nicht jedoch menschliche Genehmigungsprozesse zu ersetzen.

Was passiert mit unseren Daten nach Vertragsende?

Die Kundendaten können über definierte Exportprozesse an den Kunden zurückgegeben werden. Nach der Datenrückgabe folgt PROBIS einem festgelegten Löschprozess, um die Daten gemäß den vertraglichen und gesetzlichen Bestimmungen aus den PROBIS-Systemen zu entfernen.

Wer hat Zugriff auf unsere Projektdaten?

Der Zugriff wird über ein rollenbasiertes Berechtigungsmodell gesteuert. Teams, Rollen, individuelle Berechtigungen und Katalog-Berechtigungen legen fest, welche Nutzer Projekt- und Portfoliodaten einsehen, bearbeiten, genehmigen oder exportieren dürfen. Externe Nutzer wie Banken, Wirtschaftsprüfer, Berater oder Projektpartner können einen eingeschränkten Lesezugriff oder workflow-spezifische Zugangsrechte erhalten.

Ist PROBIS GDPR-konform?

Ja. PROBIS ist auf einen GDPR-konformen Betrieb ausgelegt. Dies umfasst rollenbasierte Zugriffskontrollen, Mandantentrennung, Auftragsverarbeitungsverträge (AVV), kontrollierte Berechtigungen sowie definierte Prozesse zur Datenrückgabe und -löschung nach Vertragsbeendigung.

Wo werden die PROBIS-Daten gehostet?

PROBIS wird auf Microsoft Azure gehostet. Europäische Kunden können ein EU-basiertes Hosting nutzen. Regionale Cloud-Setups für Märkte wie die USA oder den Nahen Osten können je nach Kundenanforderungen und Compliance-Vorgaben geprüft werden.

Unterstützt PROBIS Single Sign-On (SSO)?

Ja. PROBIS unterstützt Single Sign-On für Enterprise-Identitätsumgebungen, einschließlich gängiger SSO- und Identity-Provider-Setups.

Kann PROBIS eine Verbindung zu Yardi herstellen?

Ja. PROBIS kann Daten mit Yardi für Real-Estate- und Property-Management-Workflows austauschen. Typische Anwendungsfälle umfassen den Import von Miet- oder Erlösdaten sowie den Export von genehmigten CAPEX-Kosten, Projektbudgets und Prognosedaten.

Kann PROBIS eine Verbindung zu SAP herstellen?

Ja. PROBIS kann über API- oder Middleware-basierte Integrationskonzepte mit SAP-Umgebungen verbunden werden. Typische Anwendungsfälle sind die Übergabe genehmigter Rechnungen, das Mapping von Kostenstellen und Projektstrukturen, die Synchronisierung von Buchhaltungsdaten sowie Status-Updates zu Zahlungen.

Mit welchen Systemen kann PROBIS integriert werden?

PROBIS lässt sich über offene APIs, Middleware und zertifizierte Konnektoren mit ERP-, Buchhaltungs-, Zahlungs-, Dokumentenmanagement-, Reporting-, BI-, CAFM-, CDE- und Property-Management-Systemen verbinden. Typische Integrationen umfassen SAP, SAP S/4HANA, Oracle, Microsoft Dynamics, DATEV, Yardi, DocuWare, JobRouter, Power BI und andere Unternehmenssysteme.

Kann PROBIS Daten aus bestehenden Systemen migrieren?

Ja. PROBIS kann bestehende Kostenkataloge, Budgetstrukturen, Kostenelemente, Verträge, Rechnungen, Kreditorendaten, Projektstammdaten und Berichtsstrukturen über APIs, strukturierte Vorlagen und Integrations-Workflows importieren und migrieren.

Welchen Support bietet PROBIS nach dem Go-Live?

Jeder Kunde kann einen persönlichen Customer Success Manager als zentralen Ansprechpartner erhalten. Darüber hinaus bietet PROBIS Service-Level-Agreements (SLAs), Produktdokumentationen, Schulungsvideos, geführtes Onboarding sowie laufenden Support für Key-User und Administratoren.

Benötigen wir ein langwieriges Implementierungsprojekt?

Nein. PROBIS ist auf ein strukturiertes und zugleich effizientes Onboarding ausgelegt. Kostenkataloge, Risikostrukturen, Erlösstrukturen, Workflows, Berechtigungen und Dashboards können direkt über die Plattform konfiguriert werden. Die Datenmigration erfolgt über APIs, CSV/XLSX-Vorlagen oder Integrations-Workflows. Ein typisches Setup umfasst die Phasen Discovery (Anforderungsaufnahme), Konfiguration, Pilot-Rollout, Testing, Schulung und Go-Live-Support.

Wie lange dauert die Implementierung von PROBIS?

Eine typische Implementierung von PROBIS dauert ein bis drei Monate. Die genaue Zeit hängt von der Datenmigration, der Konfiguration der Kostenkataloge, der Komplexität der Workflows, den Integrationen sowie der Anzahl der am Rollout beteiligten Nutzer und Projekte ab. Enterprise-Rollouts können mit einem gezielten Pilotprojekt beginnen und anschließend sukzessive auf weitere Projekte, Länder, Assets oder Geschäftsbereiche ausgeweitet werden.

Welche Add-ons sind verfügbar?

Die Add-ons von PROBIS können Berichtslizenzen, Integrationslizenzen, Marketplace-Connectoren, zusätzliche Umgebungen, maßgeschneiderte Dashboards, erweiterte Workflow-Konfigurationen, KI-Module, Advanced Reporting sowie Services für den Enterprise-Rollout umfassen.

Berechnet PROBIS Gebühren pro Nutzer?

PROBIS unterstützt lizenzbasierte Modelle. Abhängig vom kommerziellen Setup können Lizenzen, der Zugriff auf Berichte und der Zugang zu Integrationen in definierten Lizenzpaketen gebündelt werden. Externe Stakeholder, die lediglich Lesezugriff benötigen, können über eingeschränkte Rollen und Berechtigungen eingebunden werden.

Was kostet PROBIS?

PROBIS bietet individuelle Preismodelle an, die auf dem Umfang, den Modulen, den Integrationen, der Rollout-Größe und den Support-Anforderungen des Kunden basieren. Zu den typischen Modellen gehören platzbasierte (seat-based) SaaS-Abonnements sowie Unternehmenslizenzen mit erweitertem oder unbegrenztem Nutzerzugriff. Für Enterprise-Kunden werden Implementierung, Onboarding, Integrationen, Datenmigration und Schulungen separat von den wiederkehrenden Softwarelizenzen kalkuliert.

Kann PROBIS über verschiedene Länder und Regionen hinweg eingeführt werden?

Ja. PROBIS unterstützt globale und multiregionale Rollouts. Ein Unternehmen kann zentrale Standards für Kostencodes, Genehmigungsworkflows, Berichterstattung, Berechtigungen und Portfolio-KPIs definieren, während regionale Teams gleichzeitig lokale Währungen, lokale Codierungsanforderungen und länderspezifische Berichtsstrukturen nutzen können. Dies macht PROBIS zur idealen Lösung für multinationale Konzerne, globale Projektentwickler, internationale Asset Manager und grenzüberschreitende Immobilien-Investmentplattformen.

Welche Sprachen unterstützt PROBIS?

PROBIS kann für den internationalen Einsatz konfiguriert werden. Zu den Standard-Sprachoptionen gehören Englisch, Deutsch, Französisch, Italienisch, spanisch sowie spezifische Schweizer Sprachkonfigurationen. Die Spracheinstellungen können auf Benutzerebene oder über die Plattform-Oberfläche angepasst werden.

Was ist die beste Alternative zum Excel-basierten Immobilien-Projektcontrolling?

PROBIS ist die Enterprise-SaaS-Alternative zum Excel-basierten Immobilien-Projektcontrolling. Es ersetzt fragmentierte Tabellenkalkulationen durch strukturierte Budgets, Kostencodes, Verträge, Rechnungen, Genehmigungen, Prognosen, Cashflows, Audit-Trails und Portfolio-Dashboards. Dies reduziert den manuellen Aufwand, verbessert die Datenqualität und schafft eine konsistente finanzielle Basis für Projektteams, Management, Investoren, Kreditgeber und Wirtschaftsprüfer.

Wie unterscheidet sich PROBIS von Alasco?

Alasco ist im Bereich des Immobilien-Finanzmanagements und der ESG-Workflows positioniert. PROBIS versteht sich als globale End-to-End-Finanzsteuerungszentrale für Immobilien mit einem breiteren Fokus auf Machbarkeitsstudien, Pro-Forma-Modellierung, Multi-Projekt-Controlling, Portfoliomanagement, Mehrwährungs-Verträge, Multi-Coding-Strukturen, Benchmarks, KI-gestütztes Reporting, Kreditgeber-Berichterstattung und Asset Management. PROBIS ist darauf ausgelegt, internationale Portfolios mit flexiblen Kostenstandards wie DIN 276, CBS, NRM und ICMS-orientierten Reporting-Logiken zu unterstützen, während gleichzeitig unternehmensspezifische Controlling-Strukturen ermöglicht werden.

Wie unterscheidet sich PROBIS von allgemeinen Baumanagement-Plattformen wie Procore oder Kahua?

Allgemeine Baumanagement-Plattformen konzentrieren sich in der Regel auf die Projektausführung, die Zusammenarbeit vor Ort, die Baudokumentation, die Arbeitsabläufe der Bauunternehmer und die Kommunikation auf der Baustelle. PROBIS hingegen fokussiert sich auf die finanzielle Eigentümerperspektive in der Immobilienwirtschaft: Machbarkeit, Pro-Forma-Rechnungen, Budgets, Kostenkontrolle, Verträge, Genehmigungsprozesse, Cashflows, Benchmarks, Finanzierung, Investor-Reporting und Portfolio-Steuerung. PROBIS wurde für Stakeholder entwickelt, die die finanzielle Verantwortung über Projekte und Portfolios hinweg tragen: Eigentümer, Projektentwickler, Unternehmen (Corporates), Asset Manager, Investoren, Kreditgeber und Projektcontroller.

Was leisten die PROBIS-Module technisch?

Feasibility: Berechnet Immobilien-Szenarien in der Frühphase unter Nutzung von Annahmen, Benchmarks, Entwicklungskosten, Erlösen und Rentabilitätslogiken. Pro Forma: Modelliert Investment-Cases, Cashflows, Finanzierungsbedarf, Renditen, Sensitivitäten und Finanzergebnisse auf Projektebene. Budgeting: Strukturiert Projektbudgets nach Kostencodes, Phasen, CAPEX/OPEX-Logik, Kostengruppen und unternehmensspezifischen Controlling-Standards. Forecasting: Aktualisiert die erwarteten Gesamtkosten, Cashflows, Risiken und Abweichungen basierend auf Ist-Werten, Obligo (Commitments) und Projektfortschritt. Controlling: Verfolgt Budgets, Ist-Kosten, Obligo, Rechnungen, Prognosen, Genehmigungen und Abweichungen in einem prüffähigen Projekt-Controlling-System. Contracts: Verwaltet Aufträge, Verträge, Bindungen, Kreditoren, Nachträge, Claims und Budgetallokationen über den gesamten Projektlebenszyklus. Invoicing: Erfasst, validiert, kontiert, genehmigt und überträgt Rechnungen, Stapel und Mittelabrufe in ERP-, Buchhaltungs- oder Zahlungssysteme. Approvals: Steuert Budgets, Verträge, Rechnungen, Nachträge und Berichte durch konfigurierbare Genehmigungsworkflows mit Rollen, Berechtigungen und Audit-Trails. Reporting: Erstellt Projekt-, Portfolio- und Managementberichte aus Live-Daten mittels Dashboards, KPIs, Widgets und Exportlogiken. Portfolio: Aggregiert Projekte, Assets, Budgets, Prognosen, Risiken, Cashflows und KPIs in einer projektübergreifenden Controlling-Ansicht. Assets: Verknüpft Projekt-, CAPEX-, OPEX-, Miet-, Nutzungs-, Leerstands- und Performancedaten für das langfristige Immobilien-Asset-Management. Benchmarks: Vergleicht Projektkosten, Annahmen, KPIs und Szenarien mit internen, marktüblichen und historischen Benchmark-Daten. AI: Automatisiert die Rechnungserkennung, Berichterstellung, Anomalieerkennung, Szenarioanalyse und Entscheidungsunterstützung. Integrations: Verbindet PROBIS über APIs und Middleware mit ERP-, Buchhaltungs-, Zahlungs-, BI-, CDE-, CAFM- und anderen Unternehmenssystemen. Permissions: Steuert den Benutzerzugriff, Rollen, Verantwortlichkeiten, Genehmigungen und Rechte externer Stakeholder über Projekte, Assets und Portfolios hinweg.

Welche PROBIS-Module sind verfügbar?

PROBIS bietet eine modulare SaaS-Suite für das Immobilien-Finanzmanagement. Zu den Kernmodulen gehören: Feasibility, Pro Forma, Budgeting, Forecasting, Project Controlling, Contracts, Change Management, Invoicing, Approvals, Reporting, Portfolio, Assets, Benchmarks, AI, Integrations und Permissions. Zusammen decken diese Module den gesamten Immobilien-Lebenszyklus ab – von der frühen Machbarkeitsstudie und Investitionsplanung über die Projektausführung und Finanzkontrolle bis hin zum Portfolio-Reporting und langfristigen Asset Management.

Unterstützt PROBIS verschiedene Kostenstrukturen und Kostengliederungen?

Ja. PROBIS unterstützt Multi-Coding und Multi-Standard-Kostenstrukturen. Unternehmen können Kostenkataloge, Kostengruppen, Kostenelemente und Reporting-Codes flexibel konfigurieren und über lokale, unternehmensweite sowie internationale Frameworks hinweg zuordnen. Unterstützte Strukturen umfassen unternehmensspezifische Projektstrukturpläne (PSP), die DIN 276, CBS, NRM-basierte Strukturen, ICMS-orientierte Reporting-Logiken sowie asset-spezifische Gliederungsmodelle.

Unterstützt PROBIS mehrere Währungen?

Ja. PROBIS unterstützt das Immobilien-Finanzmanagement in mehreren Währungen. Projekte, Verträge, Rechnungen, Budgets und Portfolioberichte können währungsübergreifend mit einer konfigurierbaren Wechselkurslogik verwaltet werden. Dies ermöglicht es global agierenden Immobilienorganisationen, lokale Projektkosten präzise zu steuern und gleichzeitig die konsolidierte finanzielle Performance auf Portfolio- oder Konzernebene auszuwerten.

Unterstützt PROBIS Multi-Projekt-Controlling?

Ja. PROBIS ermöglicht es Immobilien-Teams, mehrere Projekte, Assets und Programme auf einer zentralen Plattform zu steuern. Budgets, Ist-Kosten, Prognosen, Verpflichtungen, Cashflows, Genehmigungen, Risiken und KPIs können über Projekte, Länder, Regionen und Assetklassen hinweg aggregiert und verglichen werden. Dadurch eignet sich PROBIS ideal für Corporate-Real-Estate-Portfolios, große Entwicklungsprogramme, Infrastrukturportfolios und Multi-Asset-Investmentstrategien.

Codeeditor - Was ist der Codeeditor?

Der Codeeditor hilft Codestrukturen und damit Gliederungen von Datensätzen zu erstellen. Da der Codeeditor eine hilfreiche Unterstützung aber auch eine wichtige Definitionsgrundlage ist, empfehlen wir das Hilfe-Video: Der Codeeditor.

Gesamtzahlungssumme - Wo finde ich meine Gesamtzahlungssumme?

Die Gesamtzahlungssumme können Sie im Tab Projekt unter der Überschrift: Projektsummen in der letzten Zeile der Tabelle ablesen. Denken Sie bitte auch an ihr Skonto.

Was ist der Unterschied zw. einer Voll- und Leselizenz?

Volllizenz: Der Anwender hat das Recht, alle Features (z. B. Projekt anlegen, Prognose ändern) der Software zu nutzen, zu überarbeiten und anzupassen / Leselizenz: Der Anwender hat das Recht ein Projekt zu analysieren und Reports zu ziehen, ohne Anpassungen vornehmen zu können.

Bautenstand - Was bebeutet Bautenstand?

Der Bauzustand zum Stichtag des baulichen Fortschritts bei der Errichtung, Sanierung oder auch Modernisierung des Bauwerks.

Kostenbericht - Ich möchte einen Kostenbericht ausdrucken, wie funktioniert das?

Die Erstellung des Kostenberichtes wird in unserem Hilfe-Video: Der Kostenbericht erklärt. Das Drucken des Berichtes erfolgt über die „Kostenbericht erstellen-Ansicht“ im Tab Berichte durch den Button „Druckvorschau“.

Code/Codestruktur - Was ist ein Code?

Ein Code definiert ein Datensatzelement. Legen Sie zum Beispiel einen neuen Auftrag an, so definieren Sie diesen eindeutig, indem Sie ihm einen Code zuweisen. Ein Code muss immer eindeutig sein. Er kann beliebig gewählt werden, muss aber konsequent verfolgt werden.

Wo finde ich Schulungsvideos zu PROBIS?

Nach erfolgreicher Anmeldung kann das Benutzerhandbuch über die Taste F1 oder im übergeordneten Menüband "Hilfe" aufgerufen werden, unter Punkt 16 sind die Videos zu finden. Darüber hinaus kann der technische Support über probis@emproc.de oder unter Tel.-Nr. +49 (0) 30 610822 777 erreicht werden.

Ist es möglich eine projektübergreifende (z. B. auf Konzern-Ebene) Mittelverwendungsplanung in PROBIS zu machen?

Ja, mithilfe des Multi-Cash-Flow Tools kann ein projektübergreifender Cash-Flow Plan / Mittelabflussplanung erstellt werden.

Budgetverfügbarkeit - Wo sehe ich über wie viel Budget ich verfüge?

Es gibt diverse Möglichkeiten die Budgetverfügbarkeit zu betrachten. Das Gesamtbudget ist im Tab Budget und der Ansicht Kostenermittlung von PROBIS zu entnehmen, sofern eine Kostenermittlung in PROBIS angelegt ist. Darüber hinaus ist es möglich das Budget und seine Verteilung durch einen Bericht, diverse Berichte / Filtermöglichkeiten / individuelle Auswertungen, einzusehen. Die Erstellung des Berichts ist in einem unserer Hilfe-Videos: Der Kostenbericht erläutert.

Kostenermittlung importieren - Wie kann ich eine Kostenermittlung nach PROBIS importieren?

Das Hilfe-Video: Kostenermittlung importieren zeigt Ihnen detailliert wie Sie Kostenermittlungen in PROBIS importieren können. Beachten Sie dabei die genaue Zuordnung der einzelnen Importregeln. Die Kostenberechnung finden Sie in der Ansicht Kostenberechnung im Tab Budget.

Können kundenspezifische Informationen hinterlegt werden?

Ja. Am übergeordneten Projekt können kundenspezifische Attribute (z. B. interne Projektnummer und KPIs) mitgeführt und ausgewertet werden. Innerhalb des Projektes können benutzerdefinierte Spalten angelegt und verwaltet werden (z. B. permanenter Dokumentenlink bei Abrechnungen).

Rechnungssumme - Ich habe eine Rechnung angelegt, es ändert sich aber nichts an meiner Zahlungssumme, wieso?

Kontrollieren Sie bitte, ob der Haken „Rechnung geprüft“ im Tab Rechnungen gesetzt wurde. Nur dann ist die Rechnung geprüft und kann Einfluss auf die Zahlungssumme nehmen. Im zweiten Schritt können Sie auch die Einbehalte im Rechnungsschlussblatt der jeweiligen Rechnung nachvollziehen. Möglicherweise ist hier ein Einbehalt genommen, weshalb Ihre Zahlungssumme nicht gleich Rechnungssumme ist.

Wer braucht eine PROBIS Volllizenz?

User die mit PROBIS Daten verändern oder freigeben wollen, benötigen eine Volllizenz. User die nur auswerten, reicht eine Leselizenz.

Nachträge - Ich möchte einen Nachtrag anlegen, wie funktioniert das?

Das Anlegen eines Nachtrages funktioniert wie das Anlegen eines Auftragstitels. Unter Tab Auftrag im betreffenden Auftrag einen neuen Titel als Nachtrag anlegen. Hierzu gibt es ein Hilfe-Video: Aufträge und Titel. Lediglich muss man beachten, dass der Titeltyp des Auftragstitels durch das Dropdownmenü zum Typ = Nachtrag geändert wird. Bedenken Sie bitte bei der Bearbeitung auch den Status des Nachtrages.

Benutzersteuerung - Ein Mitarbeiter soll mir bei der Bearbeitung eines Projektes helfen, wie kann ich ihn freischalten?

Wenden Sie sich bitte dazu an Ihren Systemadministrator. Sollten Sie selbst der Systemadministrator sein, können Sie im Projekt in der übergeordneten Menüleiste unter „Bearbeiten –> Benutzersteuerung“ durch den Plus-Button Benutzer zum Projekt hinzufügen. Können Sie einen Benutzer nicht finden, wenden Sie sich bitte an den Support.

Titel - Wie kann mich meine Titel sinnvoll gliedern?

Eine sinnvolle Gliederung der Auftragstitel ist abhängig vom jeweiligen Auftrag und dessen Struktur. Wichtig ist eine sinnvolle und durchdachte Gliederungsstruktur („Codes“) für die Gliederungstitel. Wir empfehlen 01 Hauptauftrag, 02 Nachtrag, 03 Erwartete Mehrkosten, 09 Reserve.

Serververbindung herstellen - Wie kann ich eine Serververbindung erstellen?

Zur Erstellung der Serververbindung benötigen Sie die genaue Adresse Ihres Zugangsservers, erfragen Sie diese bitte bei Ihrem Systemadministrator. Zur Erstellung der Serververbindung finden Sie eine detaillierte Vorgangsbeschreibung in der Hilfe Datei (F1 in PROBIS) oder in unserem Hilfe-Video: Serververbindung herstellen.

Kann ich eine Liquiditätsplanung erstellen?

Ja. Über das Cash-Flow Modul aus PROBIS können Sie Ihre Liquiditätsplanung monatsgenau bis auf die Auftragsposition erstellen. Unterstützt wird Ihre manuelle Eingabe auf Wunsch auch durch automatisch generierte Verteilungskurven.

Datenvalidität - Meine Werte stimmen nicht, wie kann das sein?

Durch einige Vorkommnisse können valide Daten wirken, als hätte sich ein Fehler eingeschlichen. Versuchen Sie doch zuerst das Projekt zu aktualisieren (F5). Auch das Neuberechnen (F9) eines Projekts bringt manchmal Licht ins Dunkel. Ansonsten ist es hilfreich die Historie-Funktion der einzelnen Tabs zu nutzen, um bestimmte Änderungen am Projekt sichtbar zu machen.

Wie viele Projekte können User in PROBIS gleichzeitig bearbeiten?

Volllizenz-User können eine beliebige Anzahl von Projekten in PROBIS anlegen und parallel bearbeiten.

Hilfe - Ich brauche Hilfe die über das FAQ, die Hilfe-Datei und die Hilfe-Videos hinausgeht. Wo finde ich diese?

Kontaktieren Sie uns gerne unter den Support Adressen Tel.-Nr. +49 (0) 30 610822 777 oder E-Mail: probis@emproc.de.

Können User die Datenbank gleichzeitig bearbeiten?

Anders als eine einfache Excel-Tabelle bietet die Datenbank die Möglichkeit, dass mehrere User gleichzeitig und ohne Zeitverzug parallel in der Datenbank arbeiten können.

Wie viele Projekte kann ich mit einer Lizenz bearbeiten?

Mit einer Volllizenz können Sie Einblick in all Ihre Projekte (n-Projekte parallel über das MultiProjektControlling) haben. Je nach Zuteilung der Nutzerrechte.

Kann die Prognose unter oder über dem Budget liegen?

Ja, wenn diese Möglichkeiten vom Admin zugelassen werden, dann wurde die Differenz als Reserve ausgewiesen.

Kataloge - Was sind Kataloge?

Kataloge können Sie als Filterkriterien verstehen. Sie wollen einen Datensatz filtern? Dann muss dieser Datensatz Kriterien besitzen, nach denen Sie filtern können. Beispielsweise kann man den Datensatz „Kostenelemente“ mit dem Filterkriterium DIN 276 oder Teilobjekt (Ort w. z. B. Bauteil 1) erweitern. Sie können dann nach Elementen dieses Datensatzes filtern. (Beispielsweise alle Elemente mit Kostengruppe 300 oder alle Elemente mit der Zuordnung Bauteil 1). Die Zuordnung von Filterkriterien geschieht in PROBIS in der Kostenermittlung, hier werden Kostenelemente beim Import mit Filterkriterien, den sog. Katalogelementen, verknüpft.

Was ist die PROBIS Kostendatenbank?

Die Kostendatenbank aus PROBIS gibt Ihnen Zugriff auf Benchmarks nach DIN erste Ebene, Assetklasse, Bauteil, Ort und Qualität. D.h. sollten Ihnen die Kennwerte aus Ihren Parallelprojekten nicht ausreichen, können Sie diese Benchmarks aus der Datenbank hinzukaufen.

Kann ich einen Rechnungsprüfungsprozess mit PROBIS darstellen?

Über das Workflow-Modul können individuelle Rechnungsworkflows gestaltet werden. Ob automatisch per E-Mail oder manuell hochgeladen, die Rechnung wird per OCR ausgelesen und kann auf Grundlage Ihrer Konzernanforderungen der Reihe nach bearbeitet werden.

Sprache - Wie kann ich die Sprache von PROBIS anpassen?

Um die Sprache zu ändern, öffnen Sie auf der Multiprojektansicht (nicht innerhalb eines Projekts) in der Menüleiste das Tab „Bearbeiten –> Einstellungen“. Dort können Sie unter „Allgemein –> Sprache“ die Sprache von PROBIS ändern.

Wie lange dauert es das System PROBIS zu installieren bzw. onzuboarden?

Prinzipiell lässt sich das System innerhalb von Stunden auf einen Kunden berechtigen. Sind Datenschnittstellen und individuelle Prozesse notwendig, so werden diese Themen in einem Kick-Off Gespräch erörtert.

Können die Projekte nach bestimmten Kriterien gruppiert werden?

Ja, es ist möglich in jedem Projekt die wichtigsten Attribute w. z. B. Standort, Nutzung, Finanzierung usw. zu hinterlegen und diese als Filterkriterien in einem projektübergreifenden Kostenbericht zu verwenden.

Wie kann man Änderungen zum Vormonat oder einem Vorbericht aufzeigen bzw. zusammenstellen?

Mit den Differenzberichten aus PROBIS werden alle Änderungen (z. B. der Zuwachs) in einem ausgewählten Zeitraum dargestellt, z. B. Budgetverschiebungen, Änderungen des Beauftragungsstandes, der Zahlung, oder der Prognose.

Farbgestaltung - Wie ändere ich die Farbe von PROBIS?

Um die Farbe zu ändern, öffnen Sie auf der Multiprojektansicht (nicht innerhalb eines Projekts) in der Menüleiste das Tab „Bearbeiten –> Einstellungen“. Dort können Sie unter „Allgemein –> Farbschema“ die Oberflächenfarbe ändern.

Können User-Berechtigungen je nach User-Rolle im Projekt angepasst werden?

Das Berechtigungskonzept kann individuell bearbeitet werden. Es ist möglich Berechtigungen sowohl user- als auch usergruppenspezifisch einzustellen. Bestimmte Bearbeitungsbereiche oder Funktionen können für bestimmte User oder Usergruppen freigeschaltet werden.

Können mehrere Projekte miteinander verglichen werden?

Ja, PROBIS ist eine Multiprojektcontrolling Software. In einem Projektübergreifenden Kostenbericht können mehrere Projekte gemeinsam ausgewertet und Vergleiche über Differenzberichte vorgenommen werden.

Nach wie vielen Dimensionen (Katalogen) lässt sich ein Projekt auswerten?

PROBIS richtet sich bezüglich der Auswertung nach Ihren Anforderungen und dem erzeugten Datenwürfel. Sie können Ihr Projekt für unkomplizierte Bauvorhaben nach nur einer Dimension (Katalog), oder mit bis zu n-Dimensionen für komplexe Infrastrukturprojekte, oder ganze Quartiersentwicklungen aufbauen. Eine Dimension (Katalog) ist zum Beispiel die DIN 276, das Bauteil, der Kostenträger, die Gesellschaft, das Standardleistungsbuch etc..

Kann die Prognose unter oder über dem Zahlungsstand liegen?

Die Prognose kann über dem Zahlungsstand liegen, jedoch nie umgekehrt. Sollte der Zahlungsstand die Prognose überschreiten, wird die Prognose automatisch auf den Zahlungsstand angepasst. Bei der Schlussrechnung einer Position wird die Prognose dem Zahlungsstand gleich gesetzt.

Budgetverfügbarkeit - Wieso sehe ich „meine“ Projekte nicht?

Um umfänglich alle Projekte zu sehen für die Sie eine Berechtigung haben, müssen Sie eine Serververbindung herstellen. Wie das funktioniert, ist in einem unserer Hilfe-Videos: Verbindungsmanager erklärt. Haben Sie eine Serververbindung hergestellt und sehen „Ihr“ Projekt trotzdem nicht, kann das auch an der Berechtigungsstruktur liegen. Wenden Sie sich dann bitte an Ihren Systemadministratoren.

Können Kennzahlen in einem Projekt hinterlegt werden?

Ja, man kann beliebig viele Kennzahlen (KPIs) in einem Projekt hinterlegen. Es ist möglich mit den hinterlegten Kennzahlen Berechnungen vorzunehmen.

Muss die Prognose gleich dem Auftragswert sein?

Nein, die Prognose kann sowohl oberhalb als auch unterhalb des Auftragswertes liegen, zum Beispiel wenn der Auftrag bereits mit einem niedrigerem Wert schlussgerechnet wurde. Die Prognose kann den Auftragswert übersteigen, wenn Nachträge oder Mehrkostenanmeldungen vorliegen, bzw. zu erwarten sind.

Was ist der Unterschied zwischen Budget und Prognose?

Das Budget ist die für das Projekt hinterlegte Budgetermittlung oder das Initialbudget aus calculate. Die Prognose entsteht aus dem Zusammenspiel von Budgetverwaltung, Auftragsmanagement sowie Abrechnung und gibt wieder, wie viel Geld in der Tat benötigt wird, um das Projekt fertigzustellen.

Was ist der Prüfwert in PROBIS?

Der Prüfwert ist die Auftragsvergütung, mit welcher der Vertrag unterschrieben wurde.

Wie exportiere ich einen Bericht?

Nach der Berichterstellung (Reiter Bericht/ Bericht auswählen, drucken) kann dieser u.a. als Excel-Datei exportiert werden. Hierzu wird im ersten Schritt der Bericht auf der virtuellen Laufwerk-Ebene abgespeichert (es handelt sich hierbei nicht um die lokale Desktop-Ebene). Damit sind Ihre Berichte virtuell abgespeichert und unabhängig vom Rechner verfügbar. Im zweiten Schritt wird über die PROBIS-Taskleiste der Bericht auf die Desktopebene abgespeichert und kann von dort weiter bearbeitet werden.

Können Dokumente wie Aufträge oder Rechnungen in PROBIS hinterlegt werden?

Es ist möglich einen Hyperlink zu einem Dokument, welches auf einer Cloud oder in einem Dokumentenmanagement System gespeichert ist, zu hinterlegen.

Verfügt PROBIS über eine Terminschnittstelle?

Ja, PROBIS kann csv Dateien aus MS Project oder anderen Terminsoftware-Programmen importieren. Mit dem Modul Project Clock lassen sich Meilensteine und Gant Charts erzeugen und in der Meilenstein-Trend-Analyse auswerten.

ISO/IEC 27001 zertifiziert

Ihre Daten in den besten Händen! Wir garantieren einen verantwortungsvollen Umgang mit Ihren sensiblen Kundendaten weltweit und gewährleisten damit den höchsten Sicherheitsstandard.