Controlling von Immobilienprojekten zunehmend cloudbasiert

Das Projektmanagement in der Immobilienwirtschaft und vor allem das Controlling unterliegen aktuell einschneidenden Veränderungen. Wirtschaftskrisen schlagen erfahrungsgemäß erst mit Verzögerung auf die Branche durch, da....

Digitalisierung in der Immobilienwirtschaft by emproc SYS GmbH & Co. KG

Controlling von Immobilienprojekten zunehmend cloudbasiert
Corona beschleunigt Entwicklung enorm

Das Projektmanagement in der Immobilienwirtschaft und vor allem das Controlling unterliegen aktuell einschneidenden Veränderungen. Wirtschaftskrisen schlagen erfahrungsgemäß erst mit Verzögerung auf die Branche durch, da der Immobilienmarkt generell konjunkturellen Entwicklungen hinterherhängt. Wie sich die Covid-19-Pandemie langfristig auf die Immobilienwirtschaft auswirkt, wird zu beobachten sein. Eines steht jedoch schon fest: Alle Prozesse, die sich digitalisieren lassen, erhalten einen kräftigen Schub.

Im Branchenvergleich positioniert sich die Immobilienbranche, was die Umsetzung der Digitalisierung angeht, derzeit noch im Mittelfeld. Entsprechende Ergebnisse zeigt die repräsentative Benchmark Studie „Digitalisierungsindex Mittelstand“ im Auftrag der Deutschen Telekom. Aber die Digitalisierung lohnt sich, da selbst Einzelmaßnahmen, wie die Nutzung von PropTechs, einen digitalen Mehrwert erzeugen und sich positiv auf die Umsatzentwicklung der Unternehmen auswirken.

Einige Immobiliensegmente und Asset-Klassen stehen aufgrund der coronabedingten wirtschaftlichen Lage unter Beobachtung, da auf Baustellen teilweise die Mitarbeiter oder Materialien fehlen. Auch Investitionen in deutsche Immobilien fallen bereits schwächer aus als zuletzt, weil sich Investoren strategisch zurückhalten. Welche Segmente der Branche zu den Gewinnern gehören werden, welche zu den Verlierern, wird erheblich von der digitalen Akzeptanz und Effizienz abhängen.

Basis für diese Veränderungen sind der bestehende Kostendruck und immer komplexere Immobilienprojekte, welche von mehreren Menschen gesteuert und kontrolliert werden müssen. Ziel des cloudbasierten Projektcontrollings ist es sicherzustellen, dass die Projektziele im geplanten Kostenrahmen erreicht werden. Es beinhaltet sämtliche Aktivitäten, die erforderlich sind, um ein Projekt planmäßig und effizient umzusetzen. Alle diese Prozesse in das Controlling einzubinden, wird mit herkömmlichen Methoden jedoch immer schwieriger, weil die Projektentwicklung in der Immobilienbranche durch eine zunehmende Komplexität gekennzeichnet ist.

Die erste Wahl, um Vergaben, Mittelverwendung oder Mittelabflüsse zu steuern, war bislang Excel. Die Pflege von empfindlichen Daten durch mehrere Personen kann sich jedoch als schwierig erweisen. Der Einstieg in ein komplexes Excel-Datenblatt ist alles andere als leicht genauso wie die Aktualisierung von Daten. Hier besteht großes Potenzial für Fehler, welche teure Opportunitätskosten mit sich bringen können.

Digitalisierung und Schnittstellen zu anderen Systemen sind hier die Schlüsselworte: Das Projektcontrolling großer Immobilienunternehmen erfolgt heute zunehmend digital über integrierte EDV-Systeme und in wachsendem Maße cloudbasiert. Die Branche wird sich im Zuge der Krise und Digitalisierung verändern: Auf der einen Seite werden sich spezialisierte Nischenanbieter mit kleinen, aber technologisch ausgereiften Lösungen etablieren, auf der andere Seite werden Generalisten mit breitem Leistungsportfolio den Markt (weiterhin) erfolgreich bedienen.

Unternehmensweite Nutzung

Die Effizienz des Projektcontrollings in der Immobilienwirtschaft wird maßgeblich durch die Qualität des zur Verfügung stehenden Datenmaterials bzw. der Schnittstellen zu Drittsystemen bestimmt. Durch Digitalisierung und neue Controlling-Tools sind Daten heute einfacher und live verfügbar.

Der Aufbau effizienter, digitaler Organisationsabläufe stellt das wesentliche Element des erfolgreichen Projektcontrollings dar. Der Zugriff auf aktuelle Daten in Echtzeit, die Auswertung von beliebigen Dimensionen der Projekte durch mehrere Nutzer mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen hält diese Systeme schnell und aktuell. Dadurch werden zusätzlich Transparenz sowie erhebliche Einsparpotenziale in der operativen Projektabwicklung realisiert.

Am Anfang steht die Konzeption

Grundlage der Controlling-Konzeption ist der Entwurf einer unternehmensweiten digitalen IT-Plattform, in der sämtliche projektrelevanten Daten enthalten sind. Sie ermöglicht die Integration der einzelnen Controlling-Bausteine einer Projektentwicklung.

– Mit dem Erwerb eines Objektes beginnt die Projektentwicklung. Ein Projektbudget wird definiert.

– Die geplanten Kosten werden durch einen Quantity Surveyor festgeschrieben. Sie entsprechen den wirtschaftlichen Zielvorgaben der Development Calculation.

– Die Aufträge werden automatisiert über Schnittstellen im Controlling aufgenommen. Besondere Bedeutung kommt hier der Schaffung effizienter Abläufe zu. Parallel wird mit der eigentlichen Erstellung des Objekts begonnen.

– Veränderungen am geplanten Projektbudget werden auf ihre wirtschaftliche Auswirkung hinsichtlich der gesamten Projektplanung untersucht.

Für den Erfolg ist die Koordination dieser Tätigkeiten und der digitalen Prozesse untereinander ausschlaggebend.

Fallstricke im Projektalltag

Digitale Plattformen, die noch nicht unternehmensweit integriert sind sowie Informationen, die bruchstückhaft oder veraltet sind, hemmen in der Praxis ein funktionierendes Projektcontrolling. Als problematisch stellt sich darüber hinaus die Zusammenführung der Daten heraus, wenn diese in unterschiedlichen EDV-Systemen vorliegen.

Werden digitale Workflows nicht exakt definiert, die kostentechnische Basis nicht frühzeitig geschaffen und Controlling-Grundlagen nicht ausreichend im Projekt implementiert, hat das Folgen: Resultat ist eine mangelnde Transparenz der einzelnen Projekte, was den wirtschaftlichen Überblick erschwert und zu einem zusätzlichen Koordinations- und Organisationsaufwand bei der Erarbeitung aussagefähiger Projektberichte führt.

Aufgaben des Controllings wachsen …

Es ist heute mehr denn je die Aufgabe des Controllings in der Projektentwicklung, ein Instrument zu schaffen, mit dem komplexe Zusammenhänge einzelner Prozesse digital und transparent abgebildet und in den Auswirkungen auf das Unternehmen dargestellt werden können. Dem Controlling kommt hier nicht nur eine systemkoppelnde Funktion durch Zusammenführen, Analysieren und Bewerten von digitalen Informationen zu, sondern es nimmt auch eine systembildende Funktion wahr, indem es unternehmensweit eine IT-Ablauforganisation aufbaut, die es erlaubt, operative Aufgaben effizient und zeitnah zu erledigen und somit die Grundlagen für die zielorientierte Steuerung einzelner Projekte und der gesamten Unternehmung schafft.

… Möglichkeiten des Controllings wachsen mit

Die Verfügbarkeit und Auswertbarkeit von Informationen wird heute unternehmensweit durch Software sichergestellt. Die vorhandene Datenbasis kann durch den Aufbau eines hierarchischen Berichtswesens die Informationsanforderungen sämtlicher Berichtsempfänger befriedigen. Sowohl die Aggregation des Datenmaterials als auch die Analyse verdichteter Zahlen sind ohne größeren Aufwand in digitalen Plattformen möglich.

Aufgrund vorliegender Informationen werden schließlich die eingehenden Rechnungen digital geprüft, je nach Freigabe-Hierarchie bestätigt und die Zahlung über eine ERP-Software veranlasst. Spätestens zu diesem Zeitpunkt ist der digitale Vergleich der geplanten mit den tatsächlich angefallenen Kosten über das Reporting möglich, so dass auch die notwendige Transparenz sichergestellt wird.

Über den Autor

Moritz Koppe – Diplom-Ingenieur Architektur | Immobilienökonom (IREBS) | Geschäftsführer emproc SYS GmbH & Co. KG

Moritz Koppe, Jahrgang 1978, studierte an der TU München, der RGU Aberdeen, der wirtschaftswissenschaftlichen Fakultät der Universität Regensburg (IREBS) und der TU Dresden Architektur und Immobilienökonomie. 2007 bis 2010 arbeitete er als Leiter der General- und Kostenplanung für gmp Architekten am Projekt A-Plus des Frankfurter Flughafens. 2010 wechselte er zur emproc GmbH wo er u.a. als Projektleiter der Projektsteuerung Kosten am Münchner Flughafen sowie im Baumonitoring für diverse Banken tätig ist. Seit 2019 ist Moritz Koppe Geschäftsführer der emproc sys, Herausgeber der Multiprojekt-Controlling Software PROBIS.

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